Communiquer et se rassembler par écran interposé devient une pratique … virale !

A titre d’exemple, le service de visioconférence ZOOM est passé de 10 à 200 millions d’utilisateurs par jour !

En France, avant la crise sanitaire, le pourcentage de télétravailleurs était d’environ 20% (plus de 30% dans les pays nordiques). Ils seraient aujourd’hui près de 70% ! Déjà les grèves de l’hiver 2019 avaient amplifié cette pratique ; le Coronavirus l’a installée. Probablement durablement.

La visioconférence permet de communiquer à distance avec ses clients, ses collègues et ses partenaires. Un dispositif pratique voire convivial à condition de bien le gérer.

Comme vous êtes nombreux à devoir désormais vous entretenir avec clients, partenaires et financeurs en visioconférence, voici des réflexes indispensables à adopter pour des visioconférences professionnelles.

13 conseils pour devenir un pro de la visioconférence :

1- Vérifiez votre connexion Internet et choisissez la pièce de la maison où vous captez le mieux le réseau.

2- Vérifiez le bon fonctionnement de la caméra et du micro (privilégiez des écouteurs).

3- Placez votre ordinateur face à une source de lumière (face à une fenêtre pour éviter le contre-jour).

4- Ajustez le cadrage selon la position de la caméra (surélevez l’ordinateur si besoin).

5- Privilégiez un fond neutre ou une bibliothèque par exemple derrière vous (attention à la présence de photos ou d’objets personnels).

6- Prévenez votre entourage que vous êtes en visioconférence.

7- Coupez votre micro lorsque vous ne prenez pas la parole : les participants n’entendront pas votre machine à laver ou les aboiements du chien !

8- Arrivez à l’heure ! Les interruptions constantes sont désagréables.

9- Attendez que l’autre ait terminé pour prendre la parole. Vous pouvez utiliser la messagerie instantanée pour intervenir (idéale pour les timides !).

10- Évitez de faire autre chose lors de la conférence : la caméra braquée sur votre visage permet de voir si vous lisez vos mails ou si vous pianotez sur votre téléphone.

11- Si vous devez partager des documents, préparez-les sur votre bureau d’ordinateur pour éviter de les chercher.

12- Soignez votre tenue vestimentaire : la distance n’autorise pas le laisser-aller !

13- Assurez-vous d’avoir quitté la réunion avant de vous lever et de montrer votre caleçon préféré !

Et pour vous équiper ?

Beaucoup de solutions de visioconférence innovantes sont aujourd’hui accessibles à tous, de façon gratuite ou à prix abordable pour leurs fonctions les plus premiums. Des outils comme Zoom ou Whereby vous autorisent des visioconférences de qualité et simple à mettre en œuvre pour traiter rapidement avec un client, un partenaire ou un interlocuteur ponctuel. Ce sont des outils pensés pour la simplicité et qui n’obligent pas votre interlocuteur à créer un compte ou paramétrer des choses compliquées : un lien suffit pour vous rejoindre !

Faites le choix d’un outil optimisé et professionnel. Skype par exemple est très populaire dans le domaine personnel, mais moins pensé pour les réunions professionnelles de ce type. Soyez certain de choisir la bonne solution qui permettra à vos interlocuteurs d’échanger avec vous sans maux de tête ni images floues ! Testez différentes solutions et adoptez celles qui vous délivrent la meilleure expérience, en termes de fonctionnalités et de qualité, par rapport à vos besoins.

Si votre priorité est d’échanger avec votre équipe, des solutions payantes comme la version premium de Zoom ou Microsoft Teams vous aident à garder le lien de façon fluide et stable avec vos équipes.

A chaque usage son étiquette … et son outil aussi !